Procesledelse – 5 korte og så det frække spørgsmål

Trust the proces

Procesledelse er med god grund kommet på mode. I en tid hvor nogle ledelsesforskere hævder, at forandringsledelse og ledelse er synonymer, er evnen til at planlægge og gennemføre processer en altafgørende ledelseskompetence.

 

Som konsulenter, der kaldes ind for at hjælpe ledere med at gennemføre procesledelse, har vi den solide erfaring, at især forberedelsen er en kritisk fase. I hvert fald er det ekstremt sjældent, at en proces som ikke er velforberedt ender godt.

 

Desværre er der ingen garanti for at god forberedelse også medfører et godt resultat, men sandsynligheden for succes er så afgjort større. I Perspektivgruppen bruger vi mange gange et ganske enkelt værktøj i forberedelsesfasen. Værktøjet hedder 5P:

 

Purpose: 

Hvad er overhovedet formålet med processen? Hvorfor sætte den i værk? Hvilken meningssammenhæng indgår den i?

Jo stærkere og tydeligere et svar, der kan gives på dette spørgsmål, desto mere mening og motivation kan man forvente af deltagerne.

En god tommelfingerregel er, at hvis du ikke selv er klar i spyttet på formålet, vil deltagerne hurtigt miste orientering og mening.

 

Products: 

Hvad skal der skabes i processen? Hvilke produkter – materielle eller immaterielle skal du stå tilbage med efterfølgende? Og hvad skal der ske med dem?

Kan du ikke visualisere produktet er der meget stor risiko for at du vil stå tilbage med noget, du ikke kan bruge.

 

Participants: 

Hvem er de nødvendige og tilstrækkelige deltagere i processen?

Alt for mange processer trækker de forkerte af huse og overser andre relevante aktører.

 

Probable issues: 

Hvilke forventelige knaster vil vi møde undervejs i processen? Hvis en åbenlys knast står og blinker ret forude skal du selvfølgelig forholde dig til, hvordan du vil håndtere den. Hvad gør du, hvis X trækker sit yndlingstema op af hatten, eller hvad gør du hvis leverandør Y endnu engang ikke kan møde deadline?

 

Process: Hvilke aktiviteter skal gennemføres i hvilken rækkefølge for at man forventeligt står tilbage med de ønskede produkter?

Dette er i sagens natur et kompliceret spørgsmål, men det centrale er selvfølgelig, at der gennem hele processen er en rød tråd mellem aktiviteterne og slutproduktet. Det kan være hjælpsomt at gå baglæns og starte med produktet og stille spørgsmålene, hvad skete lige før målstregen? Hvad ledte op til det, der skete lige før? Og hvad startede vi med? I dén rækkefølge.

 

Disse 5 korte spørgsmål er en god begyndelse for at sikre, at processen fører til det ønskede resultat.

 

Også det frække…

Men et sidste frækt og ofte overset spørgsmål kan være: Hvad fører processen med sig?  Sagt med andre ord, hvilke utilsigtede fortællinger og følelser bliver mon også en konsekvens af processen?

Simpel købmandsregning fortæller os, at det, processen forventeligt fører til, skal skabe en værdi for organisationen, som overgår den negative effekt processen eventuelt fører med sig. Måske organisationer ville producere mindre afmagt og frustration, hvis man lidt oftere stillede sig selv det spørgsmål.

Leave a comment

name*

email* (not published)

website