Du kender det sikkert godt!
I har lige afviklet en stop-op-dag eller været af sted på et par temadage, hvor du og dine medarbejdere drøftede relevante temaer i forhold til eksempelvis løsningen af jeres kerneopgave.
I er nu kommet hjem og har 9 flip-overe med tilbage, som du sidder med foran dig. På den ene står der tre ord: Respekt, Tillid og Samarbejde
Og nu sidder du og forsøger at huske tilbage på, hvad det lige var gruppen havde sagt og hvad der egentlig lå i ordene af betydning.
Måske er situationen lidt karikeret – men mon ikke der alligevel er lidt genkendeligt?
Problemet kan ofte være, at vi som ledelse ikke har haft tid/prioriteret tid til at gøre det forberedende arbejde ”godt nok”. Afsat tid til at tænke processen igennem inden I drager af sted.
Før selve afviklingen er det vigtigt som leder, at gennemtænke og detailplanlægge hvad der skal ske ”før”, ”under” og ”efter” selve aktiviteten.
Start med under ”før” at tydeliggøre tre ting overfor dig selv:
- Hvad skal ”den ønskede effekt”/målet af dét, I skal arbejde med være i forhold til løsningen af jeres kerneopgave? Jo tydeligere du kan skabe dette billede af den ønskede effekt desto nemmere bliver det alt andet lige, at designe dit forløb.
- Hvilken ledelsesmæssig rammesætning skal du lave? Hvad er til diskussion og hvad er ikke? Hvad inviteres medarbejderne med til at deltage i: idéudviklings-, bearbejdnings- eller/og en beslutningsproces. Hvad er tids- og handleplanen ”efter” afviklingen af aktiviteten?
- Hvad er det for en proces, jeg vil afvikle før, under og efter? I rollen som procesleder vil det være hjælpsomt bl.a. at have fokus på hvilket ”input”, der skal være inden gennemførelsen af aktiviteten. Det kan eksempelvis være oplæg eller materialer. Lige så vigtigt er også, at have fokus på karakteren af det ”output”, der skal være til den efterfølgende proces. Det skal give mening og kunne fungere som input i det videre forløb. Så du ikke kommer til at stå i situationen, som beskrevet i indledningen af denne blog.
I vores arbejde med Frisættende Ledelse har vi udarbejdet en forberedelsesmodel, der rummer en række spørgsmål til dig som procesleder. Spørgsmålene er inddelt i fire kategorier:
- Anledning – her er et af spørgsmålene: ”Hvad er udfordringen?”
- Opgave – eksempelvis: ”Hvilken opgave vil du stille medarbejderne?”
- Proces – hvor et spørgsmål er: ”Hvilke aktiviteter skal til for at realisere produktet?”
- Beslutning – ”Hvem træffer beslutningen?” er det første spørgsmål.
Ved at forberede dig på den måde, minimerer du risikoen for at jeres drøftelser undervejs kører af sporet og det bliver lettere for dig at sikre dig, at I får det ønskede udbytte, hvad end det er nye idéer, trufne beslutninger eller ”fælles fodslaw”.
Men den helt store gevinst ved at have forberedt sig klogt ligger efter det overståede seminar, hvor du sidder tilbage med lige netop det input I har brug for for at gøre jeres idéer til virkelighed.
Er du interesseret i at høre nærmere om ”Forberedelsesmodellen”, er du velkommen til at kontakte undertegnede eller en af mine kolleger.