Af Christian Addington
Den effektivisering som den offentlige sektor hungrer efter kan potentielt hentes ved at frisætte medarbejdere til selv at udvikle nye arbejdsgange, metoder og redskaber. For nogle faggrupper kan denne frihed imidlertid være uvant. Læs her, hvordan du hjælper dine medarbejdere i gang i rollen som innovator
Jeg har altid godt kunne lide at arbejde med mine hænder. Som barn splittede jeg gammelt elektronik ad. Som teenager rodede jeg med knallert. Senest har jeg kastet mig over at bygge et sofaborg i stål. De sidste par weekender har jeg derfor tilbragt på det åbne metal-værksted på Godsbanen, her i Aarhus.
Jeg føler mig særligt fri når jeg arbejder med hænderne. Det er altid klart hvordan det færdige resultat skal se ud og arbejdet fortæller selv hvad næste skridt er. Mit hoved bliver derfor tomt og mine hænder får deres eget liv i et tidsløst flow af produktivitet.
Disse frirum er blevet stadig vigtigere for mig i takt med at mit daglige arbejde er blevet mere og mere præget af mentale opgaver - som fx at skrive denne artikel. Her er succeskriterierne næsten altid uklare. Jeg kan klart visualisere hvordan en god svejsning ser ud. Men hvordan ser en god blog post egentlig ud?
Klare og uklare opgaver
Dette skyldes at det at svejse og at skrive er to vidt forskellige typer af opgaver:
Klare opgaver: At bygge et sofabord i stål er en klar opgave. Der er én, ideel måde som man kan svejse de forskelle dele sammen på, så ved at sammenligne mit arbejde med den ”ideelle svejsning” kan jeg let bedømme hvor godt jeg klarer mig. At bade en borger eller at lægge en IV-nål er andre eksempler på klare opgaver.
Dermed ikke sagt at klare opgaver er lette. Det kræver et helt særligt håndelag at lave en smuk, ensartet svejsning – hvilket jeg på ingen måde mestrer. Derudover kræver disse opgaver, med mindre man er stærkt rutineret i dem, en væsentlig grad af personligt skøn og kreativ problemløsning.
Fælles for klare opgaver er imidlertid, at det altid er klart hvordan det ønskede resultat ser ud.
Uklare opgaver: Ét er at bygge et sofabord i stål. Et andet er at beslutte hvad der skal bygges eller skrives. Modsat klare opgaver, så starter uklare opgaver uden et klart billede af det ønskede slutresultat. En stor del af arbejdet går derimod ud på at definere hvordan slutresultatet skal se ud. Det er nemlig i arbejdet med at definere slutresultatet at innovationen sker.
En måde at skabe mere innovation i den offentlige sektor er derfor at engagere flere offentlige ansatte i at løse uklare opgaver.
Gør alle ansatte til vidensarbejdere
Ordet vidensarbejder (knowledge worker) er blevet brugt til at beskrive professioner der fortrinsvis løser uklare opgaver. Ingeniører, software-udviklere og controllere er alle eksempler på vidensarbejdere. Fælles for disse faggrupper er at de ”lever af at tænke”, hvad end opgaven handler om at analysere og forstå noget, at løse et problem eller at skabe nytænkning og innovation.
I Perspektivgruppen vil vi imidlertid gerne udfordre denne opdeling imellem vidensarbejdere og ikke-vidensarbejdere. Der er ikke nogen hindring for at en erhvervspsykolog, med hjælp fra en erfaren værksmester, kan svejse et sofabord sammen. På samme vis er der heller ikke nogen hindring for at en smed, med supervision, kan udvikle den organisation han er en del af.
Faktisk mener vi, at flere hjerner tænker bedre end få. Alle medarbejdere bør derfor få del i vidensarbejdet også dem hvis kerneopgaver består af klare opgaver (såsom sygeplejersker, pedeller, SOSU’ere og smede).
Giv gradvist større udfordringer
For en medarbejdere der udelukkende løser klare opgaver, kan det imidlertid opleves som et stort spring pludselig at skulle lave vidensarbejde, fx ved at være tovholder for et projekt eller udvikle nye løsninger. Deres manglende erfaring med uklare opgaver kan skabe frygt for at fejle, der leder til passivitet.
Tricket til at inddrage medarbejdere i vidensarbejde er derfor at stille dem tilpasse udfordringer, ved at designe opgaver der sætter de rigtige rammer: Opgaven skal være tilpas uklar til at medarbejderne selv kan være med til at bestemme resultatet, men ikke så uklar at medarbejderne farer vild i alle mulighederne.
Den rette balance mellem klarhed og uklarhed for en given medarbejder vil komme an på en række ting: Vedkommendes erfaring med uklare opgaver, selvtillid, risikotolerance, om jeres kultur støtter nytænkning og eksperimenter, m.m. Tal med din medarbejder og forhandl jer frem til nogle gode rammer. Det må gerne føles lidt utrygt, men ikke overvældende.
Hjælp dine medarbejdere i gang med de uklare opgaver
Når man bevæger sig ind på nye, uvante arbejdsområder er det desuden hjælpsomt at have mere erfarne folk man kan læne sig op ad. Selv må jeg hyppigt spørge værksmesteren på metalværkstedet hvordan de forskellige maskiner på fungerer.
Heldigvis har dine medarbejdere en erfaren vidensarbejder lige ved hånden – nemlig dig!
Som leder løse du uklare opgaver hver dag. Du tager løst formulerede projekter og bryder dem ned til konkrete opgaver, du opsamler data fra dit team eller afdeling og sammensætter det til en overordnet forståelse af situationen på dit område, m.m.
Du kan derfor hjælpe dine medarbejdere i gang som vidensarbejdere, ved at lære fra dig af de kompetencer du allerede selv bruger til at arbejde med uklare opgaver. Tag dine medarbejdere under vingen, som du ville en ny lederkollega.
En mere innovativ fremtid?
Efterhånden som flere af dine medarbejdere bliver trygge i uklare opgaver, vil du se et opsving i deres evne til selv at udvikle nye tiltag og meget andet. Dette kan ikke kun udmunde i mere innovation og effektivisering, det kan også give et frisk pust af engagement og arbejdsglæde.
Det er nemlig sjovt at prøve kræfter med nye opgaver, hvad end det er at finde på noget nyt eller at svejse et sofabord.
